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Órgão público é cliente com CNPJ, e isso decide tudo

Prefeitura, câmara de vereadores, escola estadual, hospital público, universidade federal, autarquia: todos têm CNPJ próprio. Pela Resolução CGSN nº 140/2018, o MEI é obrigado a emitir documento fiscal sempre que o destinatário é cadastrado no CNPJ. Não existe compra pequena que dispense a nota — o órgão só paga contra documento fiscal, porque a despesa precisa ser liquidada.

Esse é, aliás, o cliente mais rígido que o MEI encontra. A nota errada não é devolvida com um "arruma aí": ela trava o pagamento até ser substituída.

Qual nota emitir para o poder público

Para produto, o órgão quase sempre exige a NF-e modelo 55, com os dados completos do destinatário, e não aceita cupom fiscal. O caminho está em nota fiscal de produto do MEI, inclusive a parte da inscrição estadual.

Para serviço, a emissão é a de sempre, pelo Emissor Nacional. O modelo Simplificado costuma bastar; use o Completo quando o órgão fica em outro município e pede o detalhamento, situação explicada em NFS-e simplificada ou completa.

O que colocar na nota para não travar o pagamento

1. CNPJ da unidade que contratou, não o genérico da prefeitura. Secretarias, fundos e autarquias costumam ter CNPJ próprio. Peça por escrito ao setor de compras.
2. Número do empenho na descrição do serviço ou nos dados adicionais. É por ele que o financeiro localiza a despesa.
3. Número do contrato, da ordem de fornecimento ou do processo, quando houver.
4. Descrição igual à do empenho. Se o empenho diz "manutenção preventiva de ar-condicionado", não escreva "conserto de aparelho".
5. Valor exatamente igual ao autorizado. Diferença de centavo volta para substituição.

Retenções: o que o órgão pode e o que não pode descontar

Órgãos públicos federais retêm tributos federais na fonte pela Instrução Normativa RFB nº 1.234/2012. Só que o artigo 4º, inciso XI, dispensa a retenção para optantes do Simples Nacional, e o MEI é optante. Para valer a dispensa, o órgão costuma pedir a declaração do Anexo IV da própria instrução normativa, assinada por você — um papel de uma página que o setor de compras normalmente envia pronto.

• IR, CSLL, PIS e Cofins: não retidos, apresentada a declaração de optante do Simples Nacional.
• ISS: não retido do MEI. O seu ISS é o valor fixo de R$ 5,00 dentro do DAS, como explica ISS retido na nota do MEI.
• INSS 11%: não se aplica ao MEI, nem quando o contratante é público. Os detalhes estão em retenção de INSS de 11% na nota do MEI.
• Contribuição de 20% do art. 18-B: é obrigação do órgão contratante nas seis atividades listadas na lei, paga por fora, sem desconto na sua nota.

Estados e municípios têm regras próprias de retenção na fonte. Se o setor financeiro insistir em reter algo, peça a norma por escrito e mostre que você é MEI optante pelo SIMEI.

Vender para o governo sendo MEI é mais fácil do que parece

A Lei Complementar nº 123/2006 reserva a microempresas e empresas de pequeno porte, o MEI incluído, as contratações de até R$ 80.000,00 (art. 48, inciso I). Na prática, é aí que mora a maior parte das compras de bairro: manutenção de escola, pequenos reparos, coffee break, uniforme, serviço gráfico.

O que costuma ser exigido antes do primeiro pagamento: cadastro de fornecedor no sistema do órgão, dados bancários da pessoa jurídica e certidões de regularidade fiscal em dia. Aqui entra um recado prático: DAS atrasado derruba a certidão e derruba o contrato. Se houver atraso, resolva antes pelo caminho do guia de DAS MEI atrasado. Como tirar cada uma das certidões, de graça e na hora, está em certidão negativa de débitos do MEI.

Um contrato de R$ 80.000,00 quase esgota o seu ano

Repare nos dois números que acabaram de aparecer: a lei reserva para as pequenas empresas as contratações de até R$ 80.000,00, e o limite de faturamento do MEI é de R$ 81.000,00 por ano. Eles são quase iguais. Quer dizer que um único contrato no topo dessa faixa consome praticamente todo o seu ano — e as notas que você emite para liquidar o empenho são justamente o que entra nessa conta:

Na última linha, qualquer outro serviço acima de R$ 1.000,00 no mesmo ano já passa do teto. Passar não é o fim do mundo: até R$ 97.200,00 (20% acima) você paga o DAS complementar e vira ME no ano seguinte; acima disso o desenquadramento retroativo alcança janeiro. As duas hipóteses estão detalhadas em ultrapassei o limite do MEI.

Conferido em 28 de setembro de 2026 nas fontes acima. Este site é independente e não tem vínculo com o governo.