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Devolução não é "cancelar a nota e esquecer"

Uma nota autorizada já existe no sistema da SEFAZ ou no ambiente nacional da NFS-e. Depois de um certo tempo ela não pode mais ser simplesmente apagada, e mesmo quando o cancelamento é possível ele não explica de onde veio a mercadoria que voltou para a sua casa ou para a sua loja.

Por isso o caminho correto tem duas partes. A primeira é o documento fiscal do retorno, que registra a entrada do produto. A segunda é o ajuste no seu faturamento, porque aquela venda deixou de existir e não deve contar no limite do MEI.

Quem confunde as duas partes acaba num dos dois erros comuns: receber a mercadoria sem documento nenhum, ou deixar de tirar a venda desfeita da soma do ano e chegar mais perto do limite do que precisava.

Quando quem devolve é uma empresa

É o caso mais simples. A empresa que comprou de você é contribuinte e emite a própria NF-e de devolução, apontando a nota original que você emitiu. Você recebe o documento, guarda junto com os outros papéis do mês e a mercadoria está registrada de volta.

O seu papel aqui é só cobrar esse documento antes de aceitar o produto. Sem a nota de devolução dela, a entrada fica sem lastro no seu controle, e é você que precisa explicar o estoque depois.

Quando quem devolve é o consumidor pessoa física

O consumidor não emite nota. Nessa situação, quem documenta o retorno é o vendedor, com uma nota de entrada — uma NF-e emitida por você, com natureza de devolução de venda, referenciando a nota original da saída. A Secretaria da Fazenda do Rio Grande do Sul, por exemplo, orienta expressamente os contribuintes do Simples Nacional a emitir nota fiscal de entrada nas devoluções de mercadoria feitas por consumidor final.

O detalhe é que a nota de entrada é documento de ICMS, do mesmo sistema da venda. Ela sai pelo emissor da SEFAZ, como explica o guia sobre emissor de NF-e gratuito para MEI, e as regras de preenchimento variam de estado para estado. Antes da primeira devolução, confirme na SEFAZ do seu estado qual o procedimento local: é uma pergunta de atendimento, não um mistério.

Troca por outro produto

Troca é devolução mais venda nova. Primeiro registra-se a entrada do produto que voltou, pelo caminho da seção acima. Depois emite-se a nota da nova saída, com o produto que o cliente levou no lugar.

No seu faturamento, o efeito é o que a conta sugere: a primeira venda sai, a segunda entra. Se os valores são iguais, a receita do mês não muda. Se o cliente pagou a diferença, a nova venda vale o valor novo.

Como a devolução entra (ou sai) do seu faturamento

Aqui a regra é federal e não depende do estado. A Lei Complementar nº 123/2006, no art. 3º, § 1º, define receita bruta como o produto da venda, excluídas as vendas canceladas e os descontos incondicionais concedidos. A venda devolvida é venda cancelada: ela sai da conta. O mesmo parágrafo da lei trata dos descontos incondicionais, que seguem uma lógica parecida e estão explicados em nota fiscal do MEI com desconto.

Na prática, no relatório mensal de receitas brutas você lança a receita do mês já sem a venda desfeita, e guarda os documentos que provam a devolução junto com o relatório. Se a venda foi de um mês e a devolução de outro, o ajuste aparece no mês em que a devolução aconteceu — por isso o documento de entrada tem data.

O que não muda é o DAS. Ele é fixo: R$ 82,05 para comércio e indústria, R$ 86,05 para serviço e R$ 87,05 para quem faz os dois em 2026. Devolver venda não reduz a guia do mês, porque o valor nunca dependeu do faturamento.

E quando era serviço, com NFS-e?

Serviço não tem devolução de mercadoria: o que existe é o serviço que não foi prestado, ou foi prestado e desfeito no acordo com o cliente. O caminho é agir sobre a própria nota, cancelando ou substituindo, como mostra o guia de NFS-e substituta para corrigir nota. Se o prazo de cancelamento do seu município já passou, a página sobre cancelar nota fiscal emitida errada explica as saídas.

Repare na diferença: no produto, o documento novo é de entrada de mercadoria; no serviço, você mexe na nota original.

O direito de devolver: o que o cliente pode exigir

Em compra feita fora da loja — pela internet, pelo telefone, por rede social —, o Código de Defesa do Consumidor dá ao cliente o direito de desistir em 7 dias contados do recebimento, sem precisar de motivo (art. 49). Nesse caso a devolução do valor é integral, frete incluído, e a nota da venda precisa ser desfeita do jeito descrito acima.

Fora dessa situação, a devolução por gosto ou tamanho é política da sua loja, não obrigação legal. Produto com defeito segue outra regra, a do vício do produto, com prazo para você resolver. Deixar essa política escrita e visível evita discussão e evita devolução surpresa.

Conferido em 16 de setembro de 2026 nas fontes acima. Este site é independente e não tem vínculo com o governo.