Guias do MEI › DAS, declaração anual e limite

O que a regra pede, em português claro

O MEI é dispensado de contabilidade, de livros fiscais e de quase todas as declarações. Em troca, a Resolução CGSN 140/2018 exige uma coisa só: que ele consiga provar a receita de cada mês. O art. 106 diz que essa prova é o Relatório Mensal das Receitas Brutas (o modelo é o Anexo X da resolução), preenchido até o dia 20 do mês seguinte, com os documentos fiscais das compras e dos serviços tomados anexados, além das notas que o próprio MEI emitiu.

Traduzindo: todo mês você escreve quanto vendeu com nota e quanto vendeu sem nota, e grampeia atrás as notas do que comprou naquele mês. É isso que a Receita ou a SEFAZ vão pedir se um dia baterem na sua porta, e é isso que sustenta o número que você declara na DASN-SIMEI em maio.

Por que as notas de compra importam tanto

Pode parecer estranho: se o imposto do MEI é fixo, para que guardar nota de compra? Três motivos:

• Prova que a mercadoria é sua. Se a fiscalização estadual encontra produto na loja sem nota de origem, presume-se mercadoria irregular, e a multa é por isso, não pelo imposto.
• Prova que a receita faz sentido. A Receita cruza o que você comprou com o que declarou vender. Um MEI que compra R$ 90.000,00 de mercadoria e declara R$ 30.000,00 de receita chama atenção.
• Protege o limite. Se houver dúvida sobre o faturamento, é o relatório com as notas que mostra que você ficou dentro dos R$ 81.000,00.

Um exemplo: uma confeiteira MEI compra chocolate, leite condensado e embalagens no atacado com nota no CNPJ. Se guarda tudo por mês, o relatório dela fecha sozinho: comprou R$ 1.200,00, vendeu R$ 4.500,00. Sem as notas, ela só tem a palavra.

Como montar o arquivo, mês a mês

1. Compre no CNPJ. Peça a nota fiscal de compra com o CNPJ do MEI, não com o CPF. É a nota no CNPJ que vale como documento de entrada.
2. Separe por mês. Uma pasta ou uma divisória por mês, física ou digital. Notas eletrônicas (NF-e de fornecedor, cupom NFC-e com CNPJ) podem ser guardadas em PDF ou XML.
3. Preencha o relatório até o dia 20. O modelo do Anexo X pede a receita com nota, a receita sem nota e o total, separando produto e serviço. Está no Portal do Empreendedor para baixar e preencher.
4. Anexe as notas de compra e as notas que você emitiu. As emitidas ficam no seu emissor (Emissor Nacional para serviço, SEFAZ para produto), mas vale juntar o resumo. O guia consultar e baixar a NFS-e emitida mostra onde encontrar as suas.
5. Guarde por 5 anos a contar do fim do ano em que a nota foi emitida. Só depois disso pode descartar.

Por que 5 anos

Cinco anos é o prazo em que o Fisco pode revisar e cobrar um período, contado a partir do início do ano seguinte ao da operação. Passado esse prazo, a Receita e a SEFAZ não podem mais lançar nada sobre aquele mês, e o documento perde a função de prova.

A nota de compra também é o que prova quando um bem entrou no negócio, conta que decide se a venda de um equipamento usado ocupa espaço no limite anual. Na prática: a nota de compra de março de 2026 precisa estar guardada até o fim de 2031. Um MEI com dez anos de atividade tem, a qualquer momento, cinco anos de pastas.

O que guardar, por quanto tempo e para quê

Não é só a nota de compra. O art. 106 da Res. CGSN nº 140/2018 manda guardar os documentos que sustentam o que você declarou, e cada um responde por uma pergunta diferente numa fiscalização:

O prazo é o mesmo para todos, então o arquivo também pode ser um só: a pasta do mês com as notas, o relatório e o comprovante do DAS lado a lado. Quem espalha em três lugares é quem não acha nada quando precisa. O relatório mensal de receitas brutas é a peça que costura tudo, e o calendário das obrigações do MEI mostra quando cada uma vence.

O que acontece se eu não guardar

Não existe multa direta por "não ter guardado a nota". O risco é indireto e maior:

• Em fiscalização, sem documentos, a receita pode ser arbitrada, isto é, estimada pelo fiscal a partir do que ele encontrar, geralmente para cima.
• Mercadoria sem nota de origem pode ser apreendida pela fiscalização estadual.
• Se a estimativa passar o limite do MEI, vem o desenquadramento retroativo e a cobrança dos impostos como microempresa, com multa e juros.

Ou seja, guardar nota de compra é a defesa mais barata que existe contra o pior cenário. É por isso que a mesma regra que dispensa o MEI de nota para pessoa física (veja quando o MEI é obrigado a emitir nota) exige o relatório com as compras anexadas.

Comprei sem nota, e agora?

Compra no camelô, na feira ou de pessoa física não vem com nota, e nem sempre dá para exigir. Nesses casos, guarde o que houver: recibo, comprovante de Pix, print da conversa com a descrição e o valor. Não é documento fiscal, mas registra a origem e o custo. E, para o que for possível, mude para fornecedores que emitem nota no seu CNPJ: além da segurança, o preço no atacado costuma compensar.

Para a venda que você faz, a regra é a mesma que para a compra: emita quando obrigado e registre tudo, com ou sem nota, no relatório. Se estiver em dúvida sobre uma venda específica, o teste da página inicial responde na hora.

Conferido em 25 de setembro de 2026 nas fontes acima. Este site é independente e não tem vínculo com o governo.